Il registratore digitale sostituisce gli ingombranti grafici cartacei

12 luglio 2022

I registratori a carta esistono da oltre 100 anni e uno dei primi esempi è stato brevettato nel 1915 per essere utilizzato nel monitoraggio ambientale. Secondo Natalee Kauffman, responsabile delle vendite di Central States Industrial (CSI), i registratori a carta utilizzati all'epoca, con penne colorate che tracciavano i dati di processo su una carta circolare, non sono molto diversi dai grafici ancora oggi utilizzati negli impianti di lavorazione degli alimenti. "Sebbene i registratori moderni utilizzino sensori digitali per una reportistica più accurata, l'evoluzione della tecnologia non è cambiata in modo sostanziale", afferma la Kauffman.

CSI è distributore autorizzato del Paperless Process Recorder (PPR) di Anderson Negele, un sistema di registrazione digitale che può essere utilizzato nei processi di pastorizzazione, pulizia in loco (CIP), pulizia fuori luogo (COP), monitoraggio dei silo crudi o in qualsiasi altra applicazione alimentare o delle bevande che normalmente utilizza un registratore grafico cartaceo per monitorare i parametri di processo. Con il software Legendary basato su cloud, le registrazioni dei PPR sono archiviate in modo sicuro in un'unica posizione, consentendo ai responsabili della qualità o ad altri utenti autorizzati di accedere comodamente, rivedere, annotare e approvare le registrazioni da remoto.

Kauffman si è unito a Neil O'Connor, national key account manager di Anderson Negele, e a Nathan Collins, direttore regionale delle vendite di Anderson Negele, per spiegare la necessità, nel settore alimentare e delle bevande, di una versione digitale del tradizionale registratore grafico cartaceo, nonché il funzionamento del PPR e del software Legendary.

• PFW: Con tutte le modifiche apportate alla lavorazione degli alimenti negli ultimi 100 anni, perché i registratori a carta sono ancora così utilizzati oggi?

Kauffman: Se si pensa ai progressi nella lavorazione degli alimenti e all'implementazione dell'FSMA, il Food Safety Modernization Act, è sorprendente pensare che stiamo ancora usando questa tecnologia che risale al 1911. Credo che in molti casi siamo tutti vittime del "se non è rotto...", ma ciò che è triste è che è davvero rotto. La registrazione delle cartelle cliniche su carta richiede molto tempo ed è molto macchinosa dal punto di vista operativo.

Collins: In questo settore, ogni volta che si cambia qualcosa, si deve cambiare anche il processo di certificazione. Se per molto tempo si sono utilizzate le carte cartacee, c'è un flusso di lavoro esistente in quel processo. E per cambiare improvvisamente questo processo, non è solo una singola persona a doverlo accettare, ma un'intera azienda. Quindi, qual è il processo di cambiamento? Quali sono i requisiti? Uno degli slogan della nostra campagna è "È facile". È così facile, davvero. Ma si tratta di un cambiamento. Il cambiamento è davvero facile?

• PFW: Aiutami a capire come funziona di solito un registratore di carte.

Collins: Se tutto funzionasse sempre in modo perfetto al 100%, si vedrebbe una linea retta sul grafico cartaceo. Quando si nota una deviazione in quella linea, ciò indica un cambiamento nella condizione operativa. Ogni volta che si nota un cambiamento nella condizione operativa, qualcuno deve annotare manualmente il grafico, spiegando qual è la deviazione e perché si è verificata.

Una cartella clinica cartacea viene registrata per un periodo di tempo, ad esempio 12 ore, e viene portata a un supervisore del controllo qualità una volta trascorso questo periodo. Il supervisore del controllo qualità esamina la cartella e si assicura che tutte le annotazioni siano corrette. Spesso non lo sono. In questo caso, il supervisore della qualità deve riportare la tabella al supervisore di linea o a chi gestisce la linea per fare l'annotazione corretta. Il supervisore della qualità non può fare queste annotazioni per l'operatore; è una cosa che deve fare l'operatore. Una volta che la tabella è completamente annotata, il supervisore della qualità appone il proprio timbro di approvazione. Le tabelle vengono poi conservate per le revisioni. Credo che debbano essere conservate per sette anni. Quindi potete immaginare una tabella ogni 12 ore per sette anni.

Ora, cosa succede se si raccolgono i grafici in un caseificio o in un impianto di produzione di succhi di frutta e si fa cadere un grafico sul pavimento? L'inchiostro si macchia, giusto? L'inchiostro scompare e la tabella potrebbe addirittura strapparsi. Il solo flusso di lavoro per tornare indietro nel processo e annotare correttamente tutti i grafici è già di per sé un'impresa. E poi cosa succede se si è sottoposti a un audit? Ho i grafici di sette anni e qualcuno vuole vedere cosa è successo sei mesi fa. Qual è il processo che devo seguire per trovare una determinata tabella?

Kauffman: E questi sono solo i risultati del fallimento umano. Ci sono molti guasti meccanici. Se il braccio della penna si rompe, se i pennarelli non funzionano o sono secchi, i grafici sono inutili. I guasti meccanici sono costanti. Oppure uno stabilimento potrebbe esaurire le carte. O, peggio ancora, ordinare i grafici sbagliati per il periodo sbagliato.

• PFW: Cosa succede al responsabile della qualità dopo l'introduzione della soluzione paperless?

O'Connor: Beh, la loro vita è molto più semplice. Con il cloud, possono sedersi alla loro scrivania, invece di camminare per mezzo miglio lungo la linea per prendere il pezzo di carta e portarlo avanti e indietro. Ma possono anche controllare tutto sul computer per ottenere tutte le informazioni e migliorare i grafici.

Collins: Il modo in cui vengono gestiti i dati - e la loro integrità - è uno dei principali vantaggi competitivi offerti da PPR. Questo perché l'elaborazione dei dati è gestita dal nostro software Legendary. Ciò significa che nessuno può modificare i dati. Non importa quale sia il livello di autorizzazione o di accesso: non si può tornare indietro e modificare i dati.

Kauffman: Ma questo non significa che non si possa aggiungere un'annotazione.

Collins: Corretto. Ma la documentazione è sempre presente. Chi lo cambia, cosa cambia, è tutto documentato. Ma non si può tornare indietro e dire che la temperatura non è scesa davvero qui.

Kauffman: Dal punto di vista della sicurezza alimentare, questo è l'aspetto più importante: che il risultato sia accurato e non sia lasciato all'interpretazione umana.

Collins: Giusto. Non si può tornare indietro e cancellare l'inchiostro da questo grafico e rendere la linea liscia per coprire un potenziale fallimento nella lavorazione degli alimenti. Quindi dobbiamo assicurarci che nessuno possa farlo nemmeno in digitale. Questo ha molto a che fare con il modo in cui gestiamo le informazioni e con il motivo per cui vanno nel cloud invece che nel disco rigido di qualcuno.

Il processo diventa molto più semplice. Quando un record è pronto, viene aggiunto a una coda per la persona addetta al controllo qualità. Questi la esamina e se c'è qualcosa che non va nell'annotazione, la rimanda all'unità PPR. L'operatore dell'unità può quindi apportare le annotazioni e le modifiche e ripresentare la cartella al supervisore della qualità. Tutto è gestito digitalmente.

Immaginate di dover fare una revisione. Invece di andare a cercare la scatola di grafici cartacei, basta inserire la data nel software e fare clic sul rispettivo grafico. Ora il grafico è ben formattato e può essere proiettato su uno schermo o inviato per e-mail al cliente. Ora gli audit non sono più qualcosa per cui ci si deve preparare organizzando scatole. Al contrario, è possibile eseguire gli audit in tempo reale, essenzialmente.

• PFW: Spiega in che modo il PPR rende questo processo più coerente rispetto al metodo cartaceo.

Kauffman: Perché non si tratta più di scarabocchi su un pezzo di carta rotondo o di guasti meccanici. Non si tratta più di fattori attenuanti che una persona deve leggere e capire.

Collins: Inoltre, le annotazioni si trovano in un menu a discesa, per cui le annotazioni sono molto più coerenti. Le annotazioni sono scelte piuttosto che semplici scritte.

• PFW: Cosa occorre per sostituire un registratore di carte con il PPR?

Collins: Siete pronti per questo? Prendete gli stessi sensori che avete in dotazione con i registratori cartacei e collegateli all'unità PPR.

• PFW: Non c'è bisogno di strappare e sostituire?

O'Connor: Si tratta di una sostituzione immediata: si toglie il registratore di diagrammi, si mette il PPR, si collegano i sensori e si fa un po' di formazione agli operatori su come premere i pulsanti, perché ora è tutto digitale.

Kauffman: Una delle cose che ho trovato sexy, visto che il cambiamento è così difficile, è quanto siete stati bravi a mettere in piedi una scatola di trasferimento per gli utenti, in modo da far funzionare i vecchi e i nuovi processi in tandem. Fidati ma verifica, giusto? Soprattutto per quanto riguarda la sicurezza alimentare, bisogna saperlo.

O'Connor: Molte aziende dicono: "Ok, userò il mio registratore cartaceo, ma mi eserciterò, mi addestrerò, e poi farò funzionare questo in parallelo". Quindi abbiamo un interruttore di trasferimento, una scatola di trasferimento, e possiamo metterlo in mezzo. In questo modo è possibile ottenere tutte le informazioni dal registratore cartaceo, ma questo è ancora il registratore principale. È anche possibile passare le informazioni che possiamo vedere sul registratore digitale, in modo che possano allenarsi e giocare con esso.

• PFW: Il software cloud Legendary va di pari passo con il PPR, giusto? Ci sono preoccupazioni da parte dei vostri clienti riguardo alle informazioni contenute nel cloud?

Kauffman: Sono anni che sentiamo le reazioni contrarie. Gli impianti si stanno preparando per l'IoT [Internet of Things]; sanno che sta arrivando. Ma la reazione che abbiamo sentito per anni è stata: "No, niente accesso. Niente cloud. No, non nel nostro stabilimento. Assolutamente no".

PPR controlla tutto; il cloud è semplicemente l'archivio delle immagini. Non ha accesso ai dati, non ha la possibilità di modificare il sistema, non ha la possibilità di fare nulla di tutto ciò.

• PFW: I clienti sono più aperti di un tempo nei confronti del cloud storage?

Collins: Potrebbero esserci delle resistenze al cloud, ma di solito non provengono dal reparto IT. Le riceviamo dagli operatori e dal direttore dell'impianto. Ma quando si arriva al reparto IT, il discorso cambia, perché loro capiscono l'integrità dei dati e la sicurezza di questi siti. A quel punto, il problema diventa meno grave.

• PFW: Ci sono settori particolari che hanno bisogno di PPR più di altri?

Kauffman: Semplicemente, se si utilizzano tabelle cartacee, si è candidati a questo problema. Si tratta di una questione di sicurezza alimentare e di qualità dei prodotti. Nessuno è esente dal rischio di un richiamo, purtroppo. Bisogna essere in grado di verificare i propri processi e di individuare cosa è successo, quando è successo e quali lotti sono stati colpiti. Quindi non c'è nessuno che utilizzi questi grafici oggi che non sia preoccupato per la sicurezza e la qualità degli alimenti.

O'Connor: Il flusso di lavoro digitale è una delle caratteristiche più importanti quando si utilizza il software PPR e Legendary. È così che gli utenti possono gestire il processo di approvazione nei loro stabilimenti. Il flusso di lavoro digitale e la sua configurazione sono il cuore di PPR. Tutto ciò che gli stabilimenti facevano manualmente su un registratore cartaceo, noi lo facciamo su un registratore digitale, e non solo.

Kauffman: È proprio qui che la parte del cambiamento diventa meno difficile. Perché non si sta facendo qualcosa di diverso. State ancora raccogliendo gli stessi dati ed eseguendo lo stesso processo. Tutte queste cose sono uguali. Si continua ad annotare un grafico, ma lo si fa in modo migliore e più sicuro.